受控和不受控 是文件中经常出现的2个选项。
所谓受控文件，是指文件管理部门能控制，并且想控制的文件，可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；
非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；
这样说您能理解吗？
比如：经受权人批准，发放到企业外部的（如认证中心、供方、顾客、当地政府）的文件，本企业管理部门根本不可能再对其进行控制，就成为非受控文件。或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等，公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控文件；
对于一些重要文件，如管理文件或图纸、工艺文件等，必须是要受控的。
所谓受控是指可以受到控制，所谓控制，是指可以按管理者的想法执行，并及时接收到反馈信息，不断修正其方法、路线，使其按管理者的思路运行，是谓控制。
受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。
非受控文件的重要特征是此类文件不要求对其更改进行控制，其含义有两点： 其一，对更改进行控制既没有必要，也没有意义。如生产计划、质量月报、与季节有关的作业指导书等，此类文件是有时效性的，到期自动作废，不必回收，更没必要对其内容进行更改控制。
其二，组织无权进行更改控制。如国家的法律法规、标准及设备仪器的说明书、手册等文件，组织只能进行标识、分发和控制使用，并及时跟踪相关文件的最新版本。
GB/19023-2003 标准6.5条款的“注”指出，如果没有对此类文件实施有效的控制，可能会造成作废文件的误用。可见，对非受控文件也必须进行有效控制，以避免作废文件的误用，只是其内容可不实施更改控制。组织对文件的控制体现在许多方面，而不仅仅在于控制其更改，非受控文件并不是不需要进行控制的文件。受控文件的重要特征是组织能够对其内容进行更改控制。
受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改。对于外来识别后需要列入体系的文件，组织一般只进行识别、控制、分发和保存，并跟踪外来文件的版本更新。这些是对文件的控制，但不能说该文件受控。